为了进一步规范公司内部加油卡的使用与管理,提高资源利用效率,保障企业运营的安全性和合规性,特制定本《加油卡管理办法》。本办法适用于公司全体员工及相关部门,旨在明确加油卡的申请、审批、发放、使用以及后续监督等环节的具体流程和责任归属。
一、适用范围
本办法适用于公司所有涉及加油卡申领、使用、管理的部门和个人。无论是公务用车还是个人私车,只要涉及公司加油卡的使用,均需严格遵守本规定。
二、加油卡的申请与审批
1. 申请条件:凡因工作需要经常驾驶车辆出行的员工,可向所在部门提出加油卡申请。同时,需提供详细的行程计划及用车需求说明。
2. 审批流程:申请人须填写《加油卡申请表》,经部门负责人审核后提交至财务部进行复核。财务部将根据公司预算情况决定是否批准申请。
3. 配额设定:每张加油卡的初始充值金额由财务部根据实际业务需求确定,并定期评估调整。
三、加油卡的发放与保管
1. 发放方式:获准使用加油卡的员工需签署《加油卡使用承诺书》,并领取相应的加油卡。领取时应仔细检查卡片状态,确认无误后签字确认。
2. 保管要求:每位持卡人必须妥善保管好自己的加油卡,不得转借他人或随意放置。如遇遗失或损坏,应及时报告给管理部门,并按程序重新办理补卡手续。
四、加油卡的使用规范
1. 用途限定:加油卡仅限于指定车辆的燃油采购,严禁挪作他用。任何非授权范围内的消费行为都将被视为违规操作。
2. 记录保存:每次加油后,持卡人应当详细记录加油时间、地点、数量等相关信息,并定期提交给部门管理员汇总存档。
3. 异常处理:若发现加油卡出现异常状况(如余额不足、系统故障等),应立即停止使用并向相关部门反映问题。
五、监督检查机制
1. 定期核查:公司审计部门会不定期对加油卡的使用情况进行抽查,确保各项规定得到有效执行。
2. 违规处罚:对于违反本办法的行为,公司将视情节轻重给予警告、罚款乃至解除劳动合同等处理措施。
六、附则
本办法自发布之日起生效,最终解释权归公司人力资源部所有。如有未尽事宜,可由人力资源部另行补充完善。
通过以上措施,我们期望能够建立起一套科学合理的加油卡管理体系,既满足日常工作的实际需要,又有效控制成本支出,为企业的长远发展奠定坚实基础。希望全体同仁能够积极配合,共同维护良好的办公秩序。
此管理办法旨在加强内部管理的同时,也体现了人性化关怀,力求在规则框架内实现最优效果。