为了进一步规范公司内部加油卡的使用与管理，提高资源利用效率，保障企业运营的安全性和合规性，特制定本《加油卡管理办法》。本办法适用于公司全体员工及相关部门，旨在明确加油卡的申请、审批、发放、使用以及后续监督等环节的具体流程和责任归属。

一、适用范围

本办法适用于公司所有涉及加油卡申领、使用、管理的部门和个人。无论是公务用车还是个人私车，只要涉及公司加油卡的使用，均需严格遵守本规定。

二、加油卡的申请与审批

1. 申请条件：凡因工作需要经常驾驶车辆出行的员工，可向所在部门提出加油卡申请。同时，需提供详细的行程计划及用车需求说明。

2. 审批流程：申请人须填写《加油卡申请表》，经部门负责人审核后提交至财务部进行复核。财务部将根据公司预算情况决定是否批准申请。

3. 配额设定：每张加油卡的初始充值金额由财务部根据实际业务需求确定，并定期评估调整。

三、加油卡的发放与保管

1. 发放方式：获准使用加油卡的员工需签署《加油卡使用承诺书》，并领取相应的加油卡。领取时应仔细检查卡片状态，确认无误后签字确认。

2. 保管要求：每位持卡人必须妥善保管好自己的加油卡，不得转借他人或随意放置。如遇遗失或损坏，应及时报告给管理部门，并按程序重新办理补卡手续。

四、加油卡的使用规范

1. 用途限定：加油卡仅限于指定车辆的燃油采购，严禁挪作他用。任何非授权范围内的消费行为都将被视为违规操作。

2. 记录保存：每次加油后，持卡人应当详细记录加油时间、地点、数量等相关信息，并定期提交给部门管理员汇总存档。

3. 异常处理：若发现加油卡出现异常状况（如余额不足、系统故障等），应立即停止使用并向相关部门反映问题。

五、监督检查机制

1. 定期核查：公司审计部门会不定期对加油卡的使用情况进行抽查，确保各项规定得到有效执行。

2. 违规处罚：对于违反本办法的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款乃至解除劳动合同等处理措施。

六、附则

本办法自发布之日起生效，最终解释权归公司人力资源部所有。如有未尽事宜，可由人力资源部另行补充完善。

通过以上措施，我们期望能够建立起一套科学合理的加油卡管理体系，既满足日常工作的实际需要，又有效控制成本支出，为企业的长远发展奠定坚实基础。希望全体同仁能够积极配合，共同维护良好的办公秩序。

此管理办法旨在加强内部管理的同时，也体现了人性化关怀，力求在规则框架内实现最优效果。