在现代企业管理中，文件和档案管理是一项重要的基础工作，它不仅关系到企业的日常运营效率，还直接影响到企业决策的质量和长远发展。为了规范公司的文件和档案管理工作，提高工作效率，确保信息的安全性和完整性，特制定本《412文件和档案管理制度》。

一、总则

1. 本制度适用于公司所有部门及员工，旨在统一管理各类文件与档案，明确职责分工，确保文件流转有序、档案保存完整。

2. 文件和档案管理应遵循“安全第一、方便查阅、及时归档”的原则，保障公司核心机密不外泄的同时，满足内部交流与外部合作的需求。

二、文件管理

1. 文件分类：根据文件性质将其分为公文类、业务类、技术类等几大类别，并进一步细分至具体项目或主题之下，便于检索使用。

2. 收发流程：所有外来文件需由办公室统一接收登记后分发给相关部门处理；内部产生的文件则须经过审批程序方可正式发布。

3. 存储方式：电子版文件应当上传至指定服务器并设置权限控制；纸质版文件则按照日期顺序装订成册存放于专用柜内。

三、档案管理

1. 归档范围：凡是具有保存价值的文字材料、图表、声像资料等均应纳入归档范围。

2. 整理标准：每份档案必须附有详细的目录清单，标明作者姓名、形成时间等内容；同时要保证书写工整清晰，无污损现象。

3. 利用规定：借阅档案时需填写申请表并经主管领导批准后方可领取；未经许可不得擅自复印或带出单位。

四、监督检查

1. 定期检查：由专人负责对各部门执行情况开展不定期抽查，发现问题立即整改。

2. 考核评比：将此项工作纳入年度绩效考核体系之中，对于表现优秀的集体和个人给予表彰奖励。

五、附则

1. 如遇特殊情况需要调整本制度条款时，须经总经理办公会议讨论通过后方可实施。

2. 本制度自公布之日起施行，原有相关规定同时废止。

通过以上措施的有效落实，相信能够建立起一套科学合理的文件和档案管理体系，为推动公司持续健康发展提供有力支持。