在企业运营过程中，技术文件作为核心资料之一，承载着产品设计、工艺流程、质量控制等重要信息。为确保技术文件的安全性、完整性与可追溯性，防止因管理不当造成信息泄露或使用错误，特制定本《技术文件分发、回收与保管管理规范》。

本规定适用于公司内部所有涉及技术文件的部门及人员，涵盖文件的编制、审批、发布、接收、使用、归档、回收及销毁等全过程管理。

一、技术文件的分类与标识

技术文件应根据其内容性质进行分类管理，包括但不限于：设计图纸、工艺规程、检验标准、操作手册、技术协议等。每份文件应具备唯一编号，并明确标注版本号、发布日期、适用范围及密级信息，便于识别和追踪。

二、技术文件的分发管理

1. 技术文件在正式发布前，需经相关负责人审核批准，确保内容准确无误。

2. 文件分发时，应通过正规渠道进行，如内部系统、邮件或纸质签收方式，确保接收方明确知晓文件内容及使用要求。

3. 分发记录应详细登记，包括发放人、接收人、发放时间、文件编号及版本信息，以备后续核查。

三、技术文件的使用与保管

1. 接收技术文件的人员应严格遵守保密制度，不得擅自复制、外传或用于非授权用途。

2. 文件应妥善存放于指定区域或电子存储系统中，确保环境安全、防潮、防火、防尘。

3. 重要文件应定期检查，确认其完整性和有效性，避免因损坏或过期导致误用。

四、技术文件的回收与更新

1. 当文件内容发生变更或被新版本替代时，应及时通知相关人员并回收旧版文件，防止误用。

2. 回收过程应有专人负责，并做好记录，确保回收工作的彻底性和可追溯性。

3. 对于已失效或作废的文件，应按规定进行销毁处理，防止信息泄露。

五、技术文件的销毁管理

1. 作废文件在销毁前应由相关部门审核确认，确保无继续使用的必要。

2. 纸质文件应采用碎纸机或专业销毁服务进行处理；电子文件应通过安全删除工具彻底清除。

3. 销毁过程应有记录备案，包括销毁时间、方式、责任人等信息。

六、责任与监督

1. 各部门负责人应切实履行技术文件管理职责，确保本规定落实到位。

2. 公司应定期开展技术文件管理培训，提升员工的责任意识和规范操作能力。

3. 对违反本规定的人员，将视情节轻重给予相应处理，严重者追究法律责任。

本规定自发布之日起执行，由公司技术管理部门负责解释和修订。希望全体员工高度重视技术文件管理工作，共同维护企业的信息安全与技术成果。