【情况说明格式及范文】在日常工作中，尤其是在行政、人事、财务等岗位中，撰写“情况说明”是一种常见的文书写作任务。它主要用于对某一事件、问题或行为进行解释和说明，以便上级或相关部门了解具体情况并作出相应判断或处理。

一、什么是情况说明？

“情况说明”是一种书面材料，用于对某项工作、事件、问题或异常情况进行详细描述和解释。其目的是让相关方全面了解事情的来龙去脉，明确责任归属，为后续处理提供依据。

二、情况说明的基本格式

一份标准的情况说明通常包括以下几个部分：

1. 标题

标题应简洁明了，如：“情况说明”、“关于XX事项的情况说明”等。

2. 收文单位或对象

根据实际情况，说明是写给谁的，如“致：XX部门”、“致：领导”等。

3. 正文内容

正文是整个说明的核心部分，一般包括以下

- 时间与地点：说明事件发生的时间、地点。

- 当事人信息：涉及人员的姓名、职务等基本信息。

- 事件经过：按时间顺序叙述事件的发展过程。

- 原因分析：对事件发生的原因进行初步分析。

- 处理措施：已采取或计划采取的应对措施。

- 存在问题：指出当前存在的问题或困难。

- 后续建议：提出合理的建议或请求。

4. 结尾语

一般使用“特此说明”、“以上情况属实，敬请审核”等表达方式。

5. 署名与日期

注明说明人姓名、部门、联系方式以及撰写日期。

三、情况说明范文（示例）

关于XX项目延期的情况说明

致：公司项目管理部

我部门负责的“XX项目”原定于2024年6月30日完成，但由于近期出现以下情况，导致项目进度有所延迟，现将具体情况说明如下：

1. 项目背景

“XX项目”是公司重点推进的数字化升级项目，由我部门牵头实施，主要涉及系统优化与数据迁移工作。

2. 事件经过

自2024年5月初启动以来，项目整体进展顺利。但在5月中旬，因合作方提供的技术支持不及时，导致系统接口调试受阻，项目一度停滞。

3. 原因分析

经调查发现，合作方在技术对接过程中未能按照合同约定时间完成相关工作，且沟通不畅，造成我方无法按计划推进。

4. 已采取措施

我部门已多次与合作方进行沟通，并安排专人跟进技术支持问题。同时，我们也在内部调整资源，加快其他模块的开发进度，以尽量减少对整体项目的影响。

5. 存在问题

目前仍存在部分关键模块的调试未完成，影响项目最终验收时间。

6. 后续建议

建议公司协调合作方加快技术支持进度，并考虑是否需要引入第三方机构协助解决当前问题。

特此说明，敬请审核。

说明人：张三

部门：信息技术部

联系电话：138XXXXXXX

日期：2024年7月5日

四、撰写注意事项

1. 语言简洁明了：避免使用过于复杂的句子，确保内容清晰易懂。

2. 客观真实：如实反映事实，不夸大、不隐瞒。

3. 逻辑清晰：按时间顺序或因果关系组织内容，结构合理。

4. 语气正式：根据用途选择合适的语气，如正式公函、内部汇报等。

通过规范的格式和清晰的表达，一份好的“情况说明”能够有效传达信息，帮助决策者做出准确判断。希望本文对大家撰写“情况说明”有所帮助。