【《综合办公室工作流程及人员职责手册》】在企业运营中，综合办公室作为连接管理层与一线员工的重要枢纽，承担着行政管理、后勤保障、信息沟通、会议组织等多重职能。为确保各项工作有序开展，提升整体工作效率，特制定本《综合办公室工作流程及人员职责手册》，旨在明确岗位职责、规范操作流程、强化团队协作。

一、综合办公室的总体职责

综合办公室是企业日常运行的核心部门，主要负责以下几方面的工作：

1. 行政事务管理：包括文件收发、档案管理、印章使用、办公用品采购与发放等。

2. 会议组织与协调：协助安排各类会议，准备会议材料，做好会前、会中、会后的相关工作。

3. 对外联络与接待：处理来访人员接待、对外联系、公关事务等。

4. 人力资源支持：协助人事部门进行招聘、培训、考勤、绩效考核等基础性工作。

5. 后勤保障服务：如车辆调度、环境卫生、设备维护、安全检查等。

6. 信息传达与反馈：确保公司政策、通知、指令及时准确地传达到各部门。

二、各岗位职责说明

1. 综合办公室主任

- 负责统筹管理综合办公室的整体工作；

- 制定并落实各项规章制度；

- 协调各部门之间的关系，确保信息畅通；

- 监督日常工作的执行情况，提出改进建议；

- 定期向管理层汇报工作进展。

2. 行政助理

- 负责文件的收发、登记、归档和保管；

- 管理办公用品的采购与分发；

- 协助办理员工请假、加班等手续；

- 做好会议记录及会议纪要整理；

- 完成上级交办的其他任务。

3. 接待专员

- 负责外来人员的接待与引导；

- 准备接待所需的资料、茶水、场地等；

- 处理电话咨询与来访登记；

- 协助安排客户参观或商务活动。

4. 后勤管理员

- 负责办公区域的环境维护与安全管理；

- 管理公司车辆的使用与保养；

- 协调维修、清洁、绿化等后勤事务；

- 检查消防设施、电器设备的安全状况。

5. 信息员（或文档管理员）

- 负责公司内部信息的收集、整理与发布；

- 管理电子档案与纸质档案；

- 协助建立和维护公司信息化系统；

- 提供数据支持，协助其他部门完成报表与统计工作。

三、工作流程规范

1. 文件处理流程

- 收文 → 登记 → 分类 → 送阅 → 办理 → 归档

2. 会议组织流程

- 预告通知 → 材料准备 → 场地布置 → 会议签到 → 记录整理 → 整理归档

3. 接待流程

- 接受预约 → 准备资料 → 接引陪同 → 会议/洽谈 → 送别回访

4. 后勤服务流程

- 申请 → 审批 → 执行 → 检查 → 反馈

四、工作要求与行为准则

- 责任心强：认真履行岗位职责，做到事事有回应、件件有着落。

- 沟通顺畅：保持与其他部门的良好沟通，确保信息传递准确无误。

- 服务意识高：以服务为中心，提升员工满意度与客户体验。

- 保密意识强：对涉及公司机密的信息严格保密，防止泄露。

- 持续学习：不断提升自身业务能力，适应企业发展需求。

五、附则

本手册自发布之日起实施，由综合办公室负责解释与修订。各部门应认真学习并严格执行，确保各项工作高效、有序进行。

通过本手册的实施，将进一步推动综合办公室工作的规范化、制度化和科学化，为企业整体运营提供坚实保障。